Tout savoir sur le Forum ouvert ( aussi appelé Open Space ) en 8 étapes.

J’ai découvert une méthode grâce à laquelle le chaos maîtrisé et l’auto-organisation sont sources de résultats étonnants. 

Le Forum Ouvert. 

Dans mon podcast LES INTELLIGENCES COLLECTIVES, j’ai eu la chance d’interviewer Laure Le Douarec, auteure du “Guide Pratique de l’Intelligence Collective”  qui maitrise ce format et nous explique comment le réussir. 

Le Forum Ouvert est une méthode en 8 étapes menant les participants à une  plus grande liberté et donc à une plus grande responsabilité. 

Le but ? Mobiliser tout un collectif (équipes, partenaires, partis prenantes, détracteurs)  pour résoudre une problématique complexe ou une question stratégique pour votre organisation. 

En travaillant en Forum Ouvert, on permet la mobilisation via le leadership, la collaboration et la créativité de chacun. 

J’ai dans cet article synthétisé mes apprentissages, je vous en souhaite bonne lecture ! 

Pour mieux comprendre l’objectif, parlons de l’origine du Forum Ouvert.

La genèse du Forum Ouvert provient de Harrison Owen en 1983. Harrisson Owen,  consultant indépendant et président de H.H. Owen and Co, mis une année entière pour organiser et préparer une conférence pour 250 personnes. 

Le résultat était satisfaisant mais, il a vite constaté que l’essentiel avait été partagé lors des pauses-café et non pendant la conférence !

Il alors crée le format du Forum Ouvert. 

Un format de facilitation très vivante et très créative. 

Un format qui donne la parole à quiconque veut prendre la responsabilité ou souhaite travailler sur le sujet qui lui tient à cœur. 

Forum Ouvert

Les 8 étapes du Forum Ouvert

Etape 1 : Le choix du Thème

Dans un Forum Ouvert, il est indispensable qu’il y ait toujours un grand thème. Un thème d’actualité et qui concerne tous les participants. 

Le thème est le plus souvent une question ouverte. Cette étape de choix de la question est cruciale. Il faut que la question inspire et soit suffisamment claire pour mobiliser et canaliser l’énergie.

 Etape 2 : L’invitation.

La durée d’un forum peut varier de 30 minutes, à quelques heures voire cinq jours. 

Quelle que  soit la durée, il convient néanmoins d’envoyer aux participants une invitation claire qui énonce et introduit le thème. 

Notons cependant que le forum ouvert est généralement un format de participation (ou de non-participation) libre.
Les personnes invitées devraient pouvoir choisir de venir ou non. Cela n’est pas toujours le cas puisque certaines organisations exigeront la présence de tous les collaborateurs, mais rappelons-nous que le Forum Ouvert un format qui prône la liberté et la responsabilité individuelle. 

 L’important dans l’invitation est de l’ouvrir à un maximum de profils différents ( personnes de différents services, activités, cultures etc …) 

La diversité des points de vue fera la richesse des échanges. 

 

Etape 3 : La préparation du lieu

Où s’asseoir ? 

Le lieu est important, il peut s’agir d’un espace ouvert ou fermé, d’un lieu unique de grande taille, ou de plusieurs salles. 
Il est d’ailleurs fortement conseillé de créer un lien entre le lieu et le thème, afin de créer une ambiance autour du sujet. 
(Si le thème est lié à la nature, prévoir des plantes, si c’est un thème technique, choisir un lieu ‘technique’ … etc. ) 

Pour le forum, on mettra un cercle de chaises au centre de la salle pour accueillir les participants en plénière. Il faudra aussi des groupes de chaise pour les ateliers en sous-groupes, dans les coins de la salle ou dans des lieux annexes. 

 Comment guider les gens ? 

Les sujets proposés aux sous-groupes de travail seront affichés aux murs. ( Le choix des sujets est effectué dans l’étapes 5.) 

L’affiche appelée  « La place de marché » est composée d’un tableau à double entrée avec :
– des numéros de sous-groupes
– des horaires d’atelier
– et de la place pour noter les sous thèmes qui seront travaillés. 

Non loin de cette « place de marché » il faut prévoir un autre lieu appelé  « grand journal ». Ce lieu est destiné à accueillir les comptes-rendus de discussions des sous-groupes. 

Pour la réalisation des comptes rendus, on peut prévoir un espace spécifique appelé «salle des nouvelles » qui peut être équipé de tout le matériel nécessaire à la rédaction. ( Papier, feutres, ordinateurs, imprimantes…

L’objectif est de faciliter au maximum la réalisation des compte rendu afin de les rendre rapidement disponibles par tous sur le mur du « grand journal » . 

 

ETAPE 4 – Accueillir et expliquer  

Le Forum Ouvert repose sur 1 loi, 4 principes et 2 rôles. 

LA LOI DU FORUM OUVERT

La loi “des deux pieds” : « si vous n’êtes ni en train d’apprendre ni en train de contribuer, changez d’endroit. »

L’idée est:  soyez à l’endroit où vous souhaitez contribuer, où vous souhaitez apprendre. Et si ça ne fonctionne plus, allez ailleurs. C’est la règle de base.

Et cela évite à tous de perdre son temps.  Lâchez vos téléphones, si vous êtes présent, vous êtes présent.  

 

LES 4 PRINCIPES FONDATEURS DU FORUM OUVERT  

  • Les personnes qui se présentent sont les bonnes. 

Cela n’a l’air de rien mais en fait, on a tous des idées préconçues de qui doit être présent. Ici pas de déception, ni regrets, on avance avec ses coéquipiers du moment.

  • Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver. 

Pas de tergiversation, de “oui mais”, de “et si”.  On est dans l’acceptation dans le “oui et”.

  • Ça commence quand ça commence. 

Ce format, bien que très cadré, reste flexible et accepte en toute sérénité les impondérables …

  • Quand c’est fini, c’est fini.
  • Si on estime que la discussion est finie on ne continue pas juste pour tenir un planning.
    Si le timing est terminé, on l’accepte et on continue sur une autre étape. 

LES 2 ANIMAUX TOTEM DU FORUM OUVERT

Il y a deux sortes d’animaux totem : l’abeille et le papillon

Les abeilles ce sont celles qui butinent et font circuler les idées d’atelier en atelier pour polliniser les conversations de part et d’autre.

Et les papillons sont ceux qui ne participent pas à une conversation. Ils peuvent être en pause, en train de discuter avec une personne. 

Ils rappellent ainsi à chacun que tout le monde est libre de ses choix et de sa participation.

Dans cette étape, l’hôte accueille et présente le sujet, le facilitateur suit en exposant les principes et l’organisation.  Les participants se mettent en cercle et écoutent.

On invite ensuite les participants à entrer dans la phase 5 en proposant les sujets qu’ils souhaitent explorer dans le cadre de la thématique annoncée. 

ETAPE 5 : Création de l’agenda => La place de marché

Le point de départ est le  fil rouge de l’invitation au Forum. 

Tous les participants sont alors invités à proposer des sous-thèmes en lien avec le thème majeur, qu’ils souhaitent voir abordés. C’est la création collective de l’ordre du jour. 

Tous les porteurs de thèmes sont invités à énoncer à voix haute leur proposition de sujets à traiter en sous-groupe. Les personnes proposant des sujets proches peuvent se regrouper.
Chaque sujet est inscrit dans la place de marché et une fois le marché complet, les participants peuvent noter leurs initiales sur le ou les groupes auxquels ils souhaitent participer. 

ETAPE 6 : L’échange dans les groupes thématiques

Les sous-thème proposés sont affichés dans la « salle de marché » avec  un lieu et une heure donnés.  

Les participants peuvent se rendre à l’atelier de leur choix et participer aux groupes de discussion. Chaque participant peut participer à un ou plusieurs ateliers. Il peut aussi prendre une pause quand il en a besoin, et devenir papillon quelques minutes. 

La contribution aux ateliers est pleinement libre

Celui ou ceux qui ont proposé le thème de l’atelier se chargeront des comptes rendus.

 

Etape 7 : Compte rendu dans la salle des nouvelles.

Le Forum Ouvert est tourné vers l’action et le compte-rendu est un élément clé qui permet de transformer les mots en action. 

Les personnes ayant proposé un atelier, s’assureront qu’une personne prend et retranscrit des notes sur papier ou ordinateur. Le compte-rendu sera restitué dans la salle des nouvelles. Lieu où chacun peut rédiger un petit article mettant en exergue les points-clés des discussions de son atelier. 

 

La salle des nouvelles offre un espace de communication et de suivi grâce aux comptes-rendus des différents groupes de travail qui y sont affichés. 

 

Etape 8 : Le retour en plénière pour clore le Forum.

A la fin de la session, chacun aura la possibilité de partager brièvement son ressenti, sa découverte, ou bien ce qu’il voudrait mettre en œuvre dans le futur. 

La synthèse écrite par chaque atelier sera distribuée par e-mail ou imprimée à la sortie.

 

Voulez-vous en savoir plus sur cet exercice du Forum Ouvert ? 

Je repondrai à toutes vos questions ou commentaires.
Et je vous invite également à creuser ce sujet avec Laure Le Douarec dans cet épisode du podcast ! 

Restons en contact

Je lis, j’interroge, je converse, j’écris sur la manière d’avoir ensemble un impact positif fort pour les citoyens qui entreprennent.

Laissez-moi votre e-mail pour suivre mes actualités. Elles vous aideront à penser collectif pour aider, entreprendre et réussir.